Effectieve Communicatie In Een Digitale Wereld
Je creëert zo saamhorigheid. Het model maakt inzichtelijk in welke situatie, welke stijl het meest effectief is. Maar met alleen theorie ben je er nog niet. Communicatiegedrag zit ingesleten en het is niet makkelijk om gewoontes af te leren. Door te blijven oefenen met effectiever communiceren maak je nieuwe gewoontes.
In een situatie die vraagt om duwenergie is het niet effectief om trekenergie in te zetten. En in een situatie die vraagt om de communicatiestijl Stellen bereik je minder snel je doel als je gaat Overreden. Door veel te oefenen ervaar je zelf welke stijl je op welk moment het beste kan inzetten en wat voor jou het beste werkt.
Vraag jij je wel eens af waarom iemand zacht of hard praat of waarom de ene persoon rustiger is en de ander aanwezig? Dit heeft te maken met de verschillende communicatie stijlen. Heb je moeite met andere stijlen van communiceren? Dan is het verstandig om te leren wat jouw communicatiestijl is en hoe je moet omgaan met andere stijlen.
Professionals en leidinggevenden volgen regelmatig communicatietrainingen waarin ze inzicht krijgen in de verschillende lagen van communicatie. Ze leren van alles over luisteren, samenvatten & doorvragen en open- & gesloten vragen. Vaak leren ze ook technieken om feedback te geven en mensen te beïnvloeden. Aan de basics van communicatie wordt dus afdoende aandacht besteed.
Bouw Sterke Communicatieve Vaardigheden Op
Eduard vroeg zich dit dus ook af toen hij aanklopte bij mij. Hij is een enthousiaste, jonge leidinggevende in de IT-sector en had een communicatietraining gevolgd, maar bleef klachten krijgen over hoe hij communiceerde. Collega’s en klanten vonden dat hij niet goed luisterde. Hij snapte niet goed waar dat nou aan lag, want: hij kon structuur aanbrengen in gesprekken dacht van tevoren na over het doel kon goed samenvatten en doorvragen.
Dat de communicatie moeizaam verliep, kwam dan ook niet door een gebrek aan vaardigheden of technieken, maar door zijn houding. Die maakte dat gesprekken toch als onprettig ervaren werden. Eduard gaf mensen niet het gevoel dat hij écht naar ze luisterde. En dat had weer invloed op de samenwerking met collega’s en klanten.
En daar lag precies de uitdaging voor Eduard, en voor velen van ons, want écht luisteren, oprechte aandacht geven, is best lastig. Voor een écht goed gesprek is meer nodig dan kennis van communicatie basistechnieken en deze goed kunnen toepassen. Je houding en de insteek zijn net zo belangrijk: Je eigen referentiekader zet je tijdelijk buiten beeld, zodat je je kunt verdiepen in het referentiekader van de ander.
En als je denkt dat je het begrepen hebt, dan check je bij de ander of jouw interpretatie klopt. Je gebruikt je empathisch vermogen om je te verplaatsen in de ander. Dat is volgens Stephen Covey één van de 7 eigenschappen van zeer effectieve mensen. Het maakt inderdaad een enorm verschil als je luistert met als doel om te begrijpen, in plaats van met de intentie om antwoord te geven en je eigen verhaal te vertellen.
Verbeter Je Communicatie Met Training
Het kan als een omweg voelen, als je na 5 minuten al weet wat de oplossing is en je moet nog 15 minuten luisteren naar iemands uitleg. Maar doe je dat niet, dan krijg je weerstand. En omgaan met weerstand kost nog veel meer tijd. De ander is in de lead als jij luistert.
Natuurlijk wil je wel je doel en de structuur van het gesprek bewaken, dus je moet een beetje balanceren. Goed luisteren houdt echter ook in dat je de ander de ruimte geeft. De ander merkt het als je haast hebt en zal zich daardoor geremd voelen om vrijuit te praten.
Dat betekent dus dat je goed moet letten op hoe je je tijd indeelt en soms moet zeggen: “Ik heb nu niet genoeg tijd om hierover te praten. Zullen we een afspraak inplannen?”. Dat vraagt natuurlijk wel een bepaalde mate van assertiviteit en zelfvertrouwen van je. Tijdens meer info hier het coachingstraject kwamen we erachter waar de schoen wrong bij Eduard: Hij is een snelle denker en enorm oplossingsgericht, daardoor maakt hij (in zijn hoofd) razendsnelle analyses en bedenkt vliegensvlug oplossingen.
Ontwikkel Je Leiderschapscommunicatie
Voor gesprekspartners kwamen die oplossingen echter uit de lucht vallen. Mensen voelden zich overvallen en niet gehoord. Dat leidde vervolgens tot irritatie en frustratie, wat een negatieve invloed had op de samenwerking. Eduard is gaan oefenen met eerst goed luisteren, samenvatten en doorvragen en zijn eigen oplossing even parkeren. Pas als hij een compleet beeld had van wat de ander bedoelde en dat samengevat had (en gecheckt had of de ander die samenvatting accepteerde), pas dán kwam hij met zijn eigen kijk op de situatie en zijn oplossing.
Om ze mee te nemen in zijn analyses, in plaats van direct een pasklare oplossing te geven die ze niet konden plaatsen. Om dit allemaal goed te kunnen doen, moest hij meer tijd en rust nemen voor mensen. En échte aandacht geven. Al binnen enkele weken(!) merkten zijn collega’s dat hij beter naar ze luisterde en de gesprekken met klanten verlopen ook beter.
